レンタルオフィス・シェアオフィスにおける
セキュリティ対策

コストパフォーマンスが高くて、気軽に利用できるレンタルオフィスやシェアオフィス。テレワークの人やフリーランスのクリエーターにとって便利なワーキングスペースですが、見ず知らずの不特定多数の人達が出入りする環境でもあるため注意が必要です。

こちらのページでは、オフィスを利用する前に知っておきたいチェックポイントを紹介します。

レンタルオフィス・シェアオフィスとは

レンタルオフィスとは、レンタルオフィスを運営している会社と契約し、自分（達）だけが利用できる専用個室を一定期間レンタルするシステムのことです。契約期間中は自分たちの専用スペースとなるので、PCなどのデバイスや書類などは置いておくことができます。

一方シェアオフィス（コワーキングスペースとも言う）は、共有のフリーデスクで仕事ができるオフィスのことで、Wi-Fi環境や複合機、少人数で利用できる会議室なども設置されています。共有の空いているデスクを使用するため、レンタルオフィスより安く利用でき、時間単位の料金設定があるなど気軽に利用できるのが魅力です。

ただし両システムとも、不徳的多数の人間が多く出入りします。そのため情報漏えいのリスクが高いのがデメリット。個人情報や機密性の高い情報が流出しないよう、セキュリティ対策が取られているか事前にチェックすることが大切です。

企業の防犯の基本【Q＆A】
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レンタルオフィス・シェアオフィスのセキュリティチェックポイント

入退室管理が機能しているか

レンタルオフィス・シェアオフィスのセキュリティをチェックする際、不審者や関係者以外の立ち入りが管理できているかを確認しましょう。

レンタルオフィスの中には受付が無人の運営会社もあるようですが、やはり受付に人がいる方が不審者の侵入を未然に防いでくれます。

また施錠システムも要チェック！借りているオフィスの鍵をかけられるのはもちろんのこと、できれば各階のフロアごとの出入りでも、オートロックがかかるシステムを導入している会社がベター。さらに受付フロアや共有などには防犯カメラの設置があるかも確認してください。万が一のことが起こっても記録があるほうが有利です。

ネットワーク設定は安全か

いまや仕事をするにあたりネットワーク環境は必要不可欠ですが、悪意のある第三者が通信を傍受しないよう注意をはらう必要があります。

レンタルオフィスの場合であれば有線LANを利用できる方がベター。シェアオフィスの場合であれば、どうしてもWifiに頼ることになりますが、その場合でも契約者だけが利用できる「SSID（ネットワーク名）」と「セキュリティキー」が用意されているかをチェックしてください。

書類・廃棄物管理体制は整っているか

レンタルオフィスやシェアオフィスには、コピー機や複合機が設置され会員は利用できます。これらのOA機器が「ICカード」や「指紋」の認証式であるかをチェックしましょう。

またシュレッダーの有無も事前に確認してください。不用意にゴミ箱に破棄した書類が個人情報などの情報漏えいにつながる可能性もあります。

作業スペースのプライバシー体制は守られているか

レンタルオフィスを探している人は、必ず自分の目で個室オフィスを確認しましょう。運営会社によっては、個室といっても簡易パーテーションが置かれているだけの場合もあります。

大都市の場合、消防法によって天井までの完全仕切りが難しいこともありますが、それでもほぼ天井に近い部分まで仕切りがされているオフィスの方がセキュリティ性は高くなります。音漏れが気になるのであれば、完全仕切りの個室を選びましょう。

セキュリティポリシーが周知されているか

レンタルオフィスやシェアオフィスを利用する会員のなかには、セキュリティリスクについて理解できていない人もいます。各会員にセキュリティを意識させるためにもセキュリティポリシーの周知は重要です。

防犯大全まとめ

不特定多数の人が出入りする、レンタルオフィスやシェアオフィス。もし、そこに悪意ある者が出入りできる状態になっていたとしたら、何らかのトラブルが発生するのは時間の問題かもしれません。そのための対策として、レンタルオフィスやシェアオフィスの運営者は、まずエントランスの入退室管理を確実に行うシステムを導入することが不可欠です。

さらに、レンタルオフィスやシェアオフィスでの防犯対策では、廃棄物の管理や作業スペースの設計など様々なポイントがあります。それらをオフィスごとに調査し、あらゆる犯罪リスクの可能性を考慮して未然に犯罪を防ぐには、「防犯システム」の導入が有効です。利用者向けのセキュリティ強化に加え、自社の安全や利益を守るためにも、防犯システムは大いに役立つことでしょう。

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