企業における機密文書の取り扱い

会社にはさまざまな文書が存在します。大切な情報が記されている情報が外部に流出すると、会社の信用問題に関わります。管理については万全を期すようにしましょう。

機密文書とは

機密文書は、企業に関する極めて重要な文書です。売上や会社の経営状態に関するもの、契約に関わるものなど、その内容はさまざまですが、機密文書については企業がしっかりと秘密保持をしなければなりません。それらの文書が外部に流出することは、甚大な被害が生じるだけでなく、企業の信用問題に関わります。

機密文書の種類

機密文書は、その重要度や外部流出時の影響の大きさによって、3つのレベルに区分されます。以下、詳しく紹介していきます。

社外秘文書

社外秘文書は、社内での共有は可能となっているものの、社外に漏らしてはいけない文書となっています。顧客情報や企画書などが、これに該当します。3区分の中では最も重要度が低くなっていますが、もちろん外部流出させることはNG。取り扱いについてはしっかりと注意しなければなりません。

秘文書

秘文書は、役員や重要なプロジェクトに直接携わっている人など、社内でも一部の人だけが閲覧できる文書となっています。契約書や人事関連の書類がこれに該当し、社外秘文書より重要度が高くなっています。

極秘文書

極秘文書は、企業の経営に直結するような文書が該当し、機密文書の中でも最も重要度が高く、厳重な管理が求められるものです。会社の中でも、経営者やそれに近しい重役の立場にいる人など、ごく一部の人しか閲覧はできません。公開前の研究開発結果、プロジェクトの詳細といった、事業展開において漏洩してはならない文書が該当します。

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機密文書流出による損失

機密文書が流出すると、さまざまな損失が発生します。たとえば、企業のノウハウや独自の技術などが流出して競合他社の手に渡れば、それに対抗する手段がとられ、競争力は大きく下がってしまうでしょう。

また、個人情報が流出すれば、それによって損害賠償や謝罪、二次被害防止の対策などで莫大なコストが発生するだけでなく、企業に対する信用度も著しく低下します。そして、そのような状況下で働く従業員のモチベーション低下も大きな問題で、優秀な人材が流出してしまうことにもなりかねません。機密文書流出は、それだけ大きな問題となってしまうのです。

機密文書の管理方法

機密文書の管理については、3区分のどこに該当するかで管理の方法は変わってきます。まずはどの情報がどの区分にあたるかをしっかりと分類しましょう。そこから各区分の情報をどのように扱うかを、物理的な文書、データとして保管されている文書を共にルールを策定し、従業員に周知徹底をするようにしてください。

機密文書の廃棄方法

機密文書は、廃棄の方法についても気を付ける必要があります。各種方法について紹介していきます。

シュレッダー

紙を機械で裁断するシュレッダーは、文書廃棄の一般的な方法です。一般的なオフィス用品として購入できます。処分にかかる費用としては、安上がりに済みますが、書類が裁断されるとは言え消滅するわけではないので、処分方法としては少しだけ安全度が低い方法となります。

焼却処分

焼却処分は、業者が箱ごと書類を回収し、焼却処分する方法となります。機密文書を抹消できるのがメリットとなります。ただし、専門でない業者などに依頼すると、焼却前に情報が流出するケースが考えられます。業者は慎重に選びましょう。

溶解処理

溶解処理は、文書を溶解釜内で水と混ぜ、刃で粉砕・液状化して処理する方法です。専用の業者による高い処理能力が特徴となっています。処理の際に、ホチキスなどを取り除く必要もありません。ただし、料金は比較的高額となります。

防犯大全まとめ

機密文書の流出により外部に情報が漏えいすると、会社に大きな損害が生じてしまいます。もちろん、ほとんどの企業において機密文書は厳重に管理されているものですが、現状の管理体制が本当に適切なのか、改めて確認してみることが重要です。

たとえば、何らかの犯罪によって管理体制の隙を突かれてしまう可能性もないとは言いきれません。自社にどのような犯罪リスクが潜在しているかを明らかにし、各オフィスに合った防犯対策を行う必要があるでしょう。そこで役立つのが、防犯のプロによって構築された防犯システム。防犯システムが有効に働いている環境であれば、万が一の事態を未然に防ぎ、もし犯罪が発生したとしても、適切な監視体制によって被害を最小限に抑えることができるでしょう。

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